3.5. Nebenbuchhaltungen

Die Digitalisierung hat sich besonders auf die Nebenbuchhaltungen ausgewirkt. Weil die Abstimmung zwischen Unterkonten und Sachkonten nun maschinell erfolgte und eine Gleichlauf garantiert war, erweiterten sich die Möglichkeiten. Die Nutzung reduzierte sich auf die Frage, ob der zusätzliche Nutzen die zusätzlichen Kosten rechtfertigte.

Die Personenkonten waren schon 1494 bei Paccioli vorgesehen und sind die älteste Variante der Unterbuchhaltungen. In der Buchhaltung 2.0 haben sich die Anwendungsmöglichkeiten mit dem Einsatz von Schnittstellen wesentlich erhöht. So werden Aufträge von Kunden in einer Warenwirtschaftssoftware verwaltet und erst die erstellten Rechnungen für ausgeführte Aufträge in die Buchhaltung übertragen. Die Kundennummern müssen dann mit den Debitorenkonten übereinstimmen und die Sachkonten für Umsätze und Umsatzsteuer müssen in der Warenwirtschaft hinterlegt sein. Ansonsten kümmert sich die Warenwirtschaft aber mehr um die Auftragsbearbeitung vom Angebot über den Auftrag zur Lieferung. Deshalb werden auch schon Kundennummern für potentielle Kunden vergeben, die nur nach Preisen gefragt hatten. Aus Sicht der Verkäufer sind dies wichtige Informationen für die Gewinnung von Neukunden, aus Sicht der Buchhaltung wäre diese Datenmüll. Für die Debitorenbuchhaltung geht es noch um die Zahlungseingangskontrolle und ggf. die Mahnung von überfälligen Rechnungen und eine Rückmeldung an die Verkäufer. 

Vergleichbare Abläufe kann die Warenwirtschaft auch für die Einkäufe vorsehen. Weil ein Vorlauf existiert, aus dem der Liefertermin und die Richtigkeit der Lieferung kontrolliert werden, kann hier trotz einer eingehenden Lieferantenrechnung als Beleg eine Datenübertragung per Schnittstelle erfolgen. Das überträgt faktisch die Datenerfassung von der Buchhaltung an den Einkauf, der dann für die formalen Anforderungen sensibilisiert werden muss. Auch hier muss es einen Gleichlauf von Lieferanten- und Kreditorennummern geben, und die Kreditorenbuchhaltung vervollständigt vielleicht noch anhand der geprüften Eingangsrechnung die Daten vor der maschinellen Übertragung, und organisiert danach die Bezahlung per electronic banking. 

Diese Unterbuchhaltungen verselbständigen sich damit. Eine Umbuchung der Personenkonten auf Sachkonten konnte schon in der Buchhaltung 1.0 mit Journalspalten vermieden werden. Nach der gleichen Logik werden die Buchungen auf Personenkonten gleichzeitig auf Debitoren- und Kreditorensammelkonten verbucht, meistens als Tagessumme nach dem Journaldruck. Dafür werden in den Stammdaten der Personenkonten Sammelcodes hinterlegt, mit denen auch unterschiedliche Sammelkonten angesteuert werden können. Diese Konten müssen für manuelle Buchungen gesperrt werden. 

In Abschnitt 2.5.4. wurde schon auf § 284 Abs. 3 HGB und die Erfassung von den gesamten Anschaffungs- und Herstellungskosten, Zugängen, Abgängen, Umbuchungen und Zuschreibungen des Geschäftsjahrs sowie den kumulierten Abschreibungen Beginn und Ende des Geschäftsjahrs, die im Laufe des Geschäftsjahrs vorgenommenen Abschreibungen und Änderungen in den Abschreibungen in ihrer gesamten Höhe im Zusammenhang mit Zu- und Abgängen sowie Umbuchungen im Laufe des Geschäftsjahrs hingewiesen.

Weil es hier um die Steuerung von Investitionen geht, wird diese Anlagenbuchhaltung häufig zu einem Anlagen-Reporting erweitert, indem sie um eine investitionsgutbezogene Erfassung von Kosten in der Anlagen-Kostenrechnung und von Leistungsdaten in einer Anlagen-Leistungsrechnung erweitert wird. Dafür benötigt man nur ein Nummernsystem für die Investitionsgüter und eine Erfassungsmöglichkeit in der Buchhaltung und Statistik. Damit kann man Daten für spätere Ersatz- oder Erweiterungsinvestitionen sammeln und auch die früheren Annahmen kontrollieren um daraus für die Zukunft zu lernen. Gleichzeitig wird Tendenzen entgegengewirkt, sich Entscheidungen schönzurechnen. 

Abb. 8: Anlagen-Reporting

(Quelle: eigene Darstellung)

Die Erfahrungswerte können für spätere Investitionsentscheidungen bei Ersatzinvestitionen und vergleichbare Anlagen verwendet werden.

Die Lagerbuchhaltung in der Buchhaltung 2.0 konnte den in der Buchhaltung 1.0 geschaffenen Ansatz mit den Größen Menge, Preis und Betrag elektronisch nachbilden. Bei Zugängen aus Einkäufen waren die Größen Menge und Betrag verfügbar; der Preis (einschl. anteiliger Nebenkosten) konnte errechnet werden. Bei Abgängen waren Menge und Preis (als angenommener Wert) bekannt; der Betrag für die Buchhaltung wurde errechnet. Wie bei Personenkonten können verschiedene Güter über Sammelcodes einem Sachkonto zugeordnet werden. Es muss aber deutlich mehr Sammelcodes geben als bei Forderungen und Verbindlichkeiten.

Weil die Gegenkonten (Kreditoren bei den Einkäufen und Materialaufwand bei den Verkäufen oder Verbräuchen) immer die gleichen sind, können sie in der Software der Lagerbuchhaltung hinterlegt werden. Nur Kostenstellen und Kostenträger sind bei den Abgängen aus den Beständen unterschiedlich. Einkäufe, die ohne Zwischenlagerung sofort verbraucht werden, können als Zugang und gleichzeitiger Abgang verbucht werden. Gleiches gilt für eingekaufte Dienstleistungen, die schon physisch nicht lagerfähig sind. Damit kann die Lagerbuchhaltung den gesamten Materialaufwand (einschl. bezogene Waren und Leistungen) und die Einkaufstätigkeit hierfür eingesetzt werden. 

Wie bei der manuellen Lagerbuchführung liegt der Schwerpunkt auf der Erfassung von gekauften und verbrauchten Mengeneinheiten. Die maschinelle Verarbeitung der Daten zum Input des Betriebes ermöglicht aber die Verknüpfung mit Output-Daten, von denen die Input-Mengen abhängig sind. Damit werden Input-Output-Relationen ermittelt, Prognosen zur Zukunft und für Simulationen verschiedener Handlungsalternativen von zentraler Bedeutung sind. Daraus folgt der Wunsch, die „Menge-mal-Preis-Logik“ auch auf Gemeinkosten auszudehnen, bei denen die Einkäufe nicht über die Lagerbuchhaltung erfasst werden.

Fremdwährungen in der Buchhaltung 2.0 sind Ausdruck der Globalisierung statt der Kleinstaaterei des Mittelalters. Mit der Einführung des Euro hat sich die Bedeutung der Fremdwährungsbuchhaltung in Europa verschoben. Für die Länder der Euro-Zone ist die Bedeutung stark zurückgegangen, während in den übrigen Ländern Europas (auch für nicht EU-Mitglieder) der Euro teilweise (Mindestens in Grenzregionen) als inoffizielle Nebenwährung akzeptiert wird. Hier ist die Verarbeitung von Fremdwährungen eine wichtige Funktion der Buchhaltung geworden. Neben der Abwicklung von internationalen Tagesgeschäften ist auch eine gemeinsame Währung für das Berichtswesen in internationalen Konzernen vor Bedeutung. In vielen Ländern mit hohen Inflationsraten werden wertbeständige Währungen oft auch ohne internationale Verflechtung für das Berichtswesen verwendet. Für die Geldbestände, Import- und Exportgeschäfte hat sich die Anlehnung an die Lagerbuchhaltung erhalten.

Beim Berichtswesen in fremder Währung müssen alle Vorgänge aus der Landeswährung in die Berichtswährung umgerechnet werden. Es stellt sich hier die Frage, ob die Umrechnung nach den Kursen zum jeweiligen Zeitpunkt des Geschäfts (Zeitbezugsmethode) oder ob der Kurs zum Stichtag des Berichtes (Stichtagsmethode) verwendet werden soll. Das kann bei starken Währungsschwankungen (z.B. beim US-$ als Berichtswährung) oder stark inflationären Landeswährung erhebliche Auswirkungen in der Darstellung haben. So würde z.B. bei der Stichtagsmethode eine Investition in Landeswährung unrealistisch niedrig dargestellt, wenn der Kurs der Berichtswährung nach dem Investitionszeitpunkt stark gestiegen wäre. Beide Methoden lassen sich technischer umsetzen, auch wenn die Zeitbezugsmethode aufwendiger ist. Hier müssen die Umrechnungskurse täglich oder wöchentlich aktualisiert werden. Für die Berichtswährung muss ein zweiter Datenbestand geführt werden.